Rahoituksen asiointipalvelun ohje rahoituksen hakijalle

Tämä on Sitran rahoituksen asiointipalvelun käyttöohje rahoitushakuun osallistuvalle hakijalle.

Ennen hakemuksen täyttämistä

Ennen rahoitushakemuksen tekemistä asiointipalvelussamme:

  1. Tutustu huolellisesti rahoitushakuun, hakuohjeisiin, Sitran rahoituksen käyttöehtoihin ja luonnokseen rahoitussopimuksesta. Julkaisemme materiaalit sitra.fi-sivuilla. Pääset hakukohtaisiin materiaaleihin myös asiointipalvelusta rahoitushaun omalta sivulta kohdasta Haun koko kuvaus.
  2. Valmistele rahoitushaussa pyydetyt materiaalit.
  3. Sovi hakemuksellenne yhteyshenkilö. Yhteyshenkilö luo käyttäjätilin asiointipalveluumme ja täyttää hakemuksen tiedot. Hakemuksen voi jättää luonnostilaan ja sitä voi täydentää vaiheittain. Hakemukset asiointipalvelussa ovat käyttäjätilikohtaisia. Yhteyshenkilö lähettää valmiin hakemuksen käsiteltäväksi. Kun hakemus on käsitelty, lähetämme rahoituspäätöksen yhteyshenkilölle sähköpostitse.
  4. Voitte hakea rahoitusta myös useamman organisaation yhteishankkeelle hankekonsortiona, jonka jokainen osapuoli hakee rahoitusta Sitrasta. Hankekonsortio valitsee keskuudestaan organisaation, joka toimii konsortiohakemuksella päävastuullisena hakijana. Päävastuullisen hakijan yhteyshenkilö luo käyttäjätilin asiointipalveluun ja kutsuu muut konsortion osapuolet täyttämään tiedot omien organisaatioidensa osalta yhteiselle hakemukselle. Lue lisää yhteishankkeista tämän ohjeen kohdasta Konsortiohakemus.

Hakemuksen täyttäminen

Asiointipalvelun etusivulla on näkyvissä käynnissä olevat rahoitushaut, joihin voi täyttää hakemuksen. Huomioithan hakuajan päättymisajankohdan. Hakemusta ei voi lähettää hakuajan umpeuduttua.

Tee näin:

  1. Valitse etusivulta rahoitushaku, johon haluat jättää hakemuksen.
  2. Rahoitushaun sivulta löydät perustiedot hausta. Kohdasta Haun koko kuvaus pääset tutustumaan haun kattavampiin hakuohjeisiin sitra.fi-sivustolle. Kohdasta Täytä hakemus pääset täyttämään hakemusta.
  3. Klikkaa Täytä hakemus ja kirjaudu sisään aiemmin luomallasi käyttäjätilillä, tai uutena hakijana, luo käyttäjätili. Katso tarvittaessa erilliset ohjeet käyttäjätiliin liittyen alta.
  4. Hakemuslomake on tyypillisesti kolmisivuinen. Sivut ovat:
    1. Hakijan tiedot. Täytä hakijaorganisaation ja sen yhteyshenkilön tiedot. Hyväksy ehdot. Mikäli haet rahoitusta yhteishankkeelle hankekonsortiona yhdessä muiden organisaatioiden kanssa, täytä tälle sivulle päähakijaorganisaation tiedot.
    2. Hankkeen tiedot. (Mikäli haet rahoitusta yhteishankkeelle hankekonsortiona yhdessä muiden organisaatioiden kanssa, siirry tässä ohjeessa kohtaan Konsortiohakemuksen täyttäminen.) Kerro hankkeen nimi, jolle haet rahoitusta, sekä hankkeen suunniteltu aloitus- ja lopetusajankohta. Kuvaa hanke lyhyesti (korkeintaan 2000 merkkiä). Huomioi, että hankkeen nimi, aikataulu ja lyhyt kuvaus ovat julkisia tietoja, joiden pohjalta viestimme rahoitetuista hankkeista mm. verkkosivuillamme.Lataa hankesuunnitelma sekä muut hakuohjeissa pyydetyt liitteet.
    3. Kustannusarvio. Täytä hankkeen kustannusarvio ja rahoitussuunnitelma. Tarkemmat ohjeet ovat rahoitushaun sivuilla sitra.fi-sivustolla. Jos haet rahoitusta yhteishankkeelle hankekonsortiona yhdessä muiden organisaatioiden kanssa, jokainen konsortion osapuoli täyttää kustannusarviolomakkeen omalta osaltaan.
  5. Lomakkeilla on pakollisia kenttiä. Pääset siirtymään lomakkeen alareunan painikkeista seuraavalle sivulle, kun olet täyttänyt kaikki sivun pakolliset kentät.
  6. Hakemus tallentuu luonnokseksi aina, kun siirryt eteenpäin seuraavalle sivulle. Huomaathan, että:
    1. jos vaihdat lomakkeen kieltä, kun olet täyttämässä hakemussivua, menetät edellisen tallennuksen jälkeen tehdyt muutokset.
    2. ethän sulje selainta, ennen kuin olet varmistanut, että tekemäsi muutokset ovat tallentuneet.
  7. Hakemuslomakkeen viimeinen sivu on yhteenvetosivu, jossa voit tarkastella hakemustasi. Voit muokata hakemusta siirtymällä sen edellisiin vaiheisiin lomakkeen alareunan painikkeilla. Voit täydentää hakemusta siihen saakka, kunnes olet lähettänyt hakemuksen.
  8. Voit jättää hakemuksesi luonnostilaan, poistua asiointipalvelusta ja täydentää hakemustasi myöhemmin. Kaikki käyttäjätililläsi luodut hakemukset näkyvät asiointipalvelun etusivulla, kohdassa Omat hakemukseni. Luonnos-tilassa olevaa hakemusta voit täydentää. Huomaathan, että Luonnos-tilassa olevaa hakemusta ei ole lähetetty käsiteltäväksi, joten emme voi käsitellä sitä, vaikka hakuaika olisikin jo päättynyt. Huolehdithan, että lähetät hakemuksen meille käsittelyyn hakuajan puitteissa.
  9. Kun hakemuksesi on valmis, lähetä se käsittelyyn valitsemalla yhteenvetosivun alareunasta painike Lähetä. Mikäli haet rahoitusta yhteishankkeelle hankekonsortiona yhdessä muiden organisaatioiden kanssa, konsortiohakemuksen lähettämisestä vastaa sen päävastuullinen hakija.
  10. Lähetyksen jälkeen saat asiointipalvelussa kuittauksen, että hakemuksesi on lähetetty onnistuneesti. Käsittelemme hakemuksesi hakuajan päätyttyä, haussa ilmoitetun aikataulun mukaisesti. Ilmoitamme päätöksestä hakemuksen yhteyshenkilölle haussa ilmoitetulla tavalla.
  11. Voit palata tarkastelemaan lähettämääsi hakemusta tai tulostamaan sen asiointipalvelun etusivulta, kohdassa Omat hakemukseni. Et kuitenkaan voi tehdä muutoksia jo lähetettyyn hakemukseen.

Konsortiohakemuksen täyttäminen

Voitte hakea rahoitusta myös yhdessä muiden organisaatioiden kanssa hankekonsortiona. Hankekonsortion jokainen osapuoli hakee rahoitusta Sitrasta osana yhteistä hakemusta.

Konsortiohakemuksissa yksi organisaatioista toimii päävastuullisena hakijana ja muut ovat konsortion osapuolia. Roolit ovat seuraavat:

  • Päävastuullisen hakijan yhteyshenkilö koordinoi konsortiohakemuksen osapuolia ja vastaa hakemuksen lähettämisestä. Päävastuullisen hakijan yhteyshenkilönä tehtävänäsi on kirjautua asiointipalveluun, lisätä hakemukselle yhteishankkeen tiedot, kuten kuvaus, aikataulu ja liitteet ja kutsua muut konsortion osapuolet hakemukselle. Lisäksi täytät hakemukselle kustannusarvion ja rahoitussuunnitelman oman organisaatiosi osalta. Päävastuullisena hakijana huolehdit lopuksi myös yhteisen hakemuksen lähettämisestä.
  • Konsortioon kutsuttujen osapuolten tehtävänä on lisätä konsortiohakemukselle omat yhteystiedot, sekä kustannusarvio ja rahoitussuunnitelma oman organisaation osalta.

Hakemuksen täyttäminen konsortion päävastuullisena hakijana

Sopikaa konsortiolle päävastuullinen hakija, sen yhteyshenkilö sekä muiden konsortion osapuolten yhteyshenkilöt. Ks. yllä päävastuullisen hakijan tehtävät.

Päävastuullisen hakijan yhteyshenkilönä tee näin:

  1. Aloita hakemuksen täyttäminen, kuten tämän ohjeen kohdassa Hakemuksen täyttäminen.
  2. Täytä Hakijan tiedot -sivulle oman organisaatiosi tiedot.
  3. Täytä Hankkeen tiedot -sivulle yhteishankkeenne tiedot: nimi, lyhyt kuvaus, ajankohta. Lisää hankesuunnitelma ja muut mahdolliset haun hakuohjeissa pyydetyt liitteet. Voit täydentää tietoja vaiheittain hakuaikana.
  4. Samalla Hankkeen tiedot -sivulla, kohdassa Konsortiohakemus valitse Kyllä. Huom! Valinta lukkiutuu, etkä voi muuttaa hakemusta jälkikäteen ei-konsortiohakemukseksi.
  5. Sivulle avautuu mahdollisuus Konsortion osapuolten lisäämiseen. Käytä toimintoa Luo ja kutsu konsortion osapuolten yhteyshenkilöt hakemukselle. He saavat sähköpostiinsa kutsun. He näkevät täytettävän osuutensa hakemuksesta myös asiointipalvelun etusivulla (kirjautumisen jälkeen). Huomioithan, että kutsu konsortiohakemukselle on jaettu vain määrittelemällesi sähköpostiosoitteelle, eikä hän voi välittää kutsua eteenpäin toiselle sähköpostiosoitteelle, edes omassa organisaatiossaan.
  6. Täytä Kustannusarvio -sivulla kustannusarvio ja rahoitussuunnitelma oman organisaatiosi osalta.
  7. Palaa asiointipalvelun etusivulle, jossa näet konsortiohakemuksen ja sen alla konsortion osapuolten hakemukset. Kun konsortion osapuolet ovat täyttäneet tietonsa, voit tarkastella konsortiohakemukselta konsortion yhteenlaskettua kustannusarviota ja rahoitussuunnitelmaa.
  8. Huolehdi, että konsortion osapuolet lisäävät omat tietonsa. Voit tarkastella heidän täyttämiään tietoja, mutta et muokata niitä.
  9. Kun hakemuksenne on kaikkien osalta valmis, avaa etusivulta konsortiohakemus ja lähetä hakemus käsittelyyn valitsemalla sivun alareunasta painike Lähetä.

Hakemuksen täyttäminen konsortion osapuolena

Konsortion osapuolen yhteyshenkilönä toimi näin:

  1. Saat sähköpostiisi kutsun jättää hakemus konsortion osapuolena.
  2. Kirjaudu sisään asiointipalveluun sillä sähköpostiosoitteella, jonne olet saanut kutsun.
  3. Sisäänkirjauduttuasi näet etusivun Omat hakemukseni -kohdassa konsortiohakemuksen, jonka alapuolella on lueteltu konsortion osapuolet.
  4. Sinut on kutsuttu täydentämään sitä konsortiohakemuksen osaa, jonka yhteydessä on kynä-ikoni.
  5. Täydennä tietonne: yhteystietonne, ehtojen hyväksyntä sekä kustannusarvio ja rahoitussuunnitelma oman organisaationne osalta.
  6. Kun olet täydentänyt tiedot, merkitse organisaationne osuus hakemuksesta valmiiksi.

Hakemuksen tulostaminen tai tallentaminen pdf-muodossa

​Kaikki käyttäjätililläsi luodut hakemukset näkyvät asiointipalvelun etusivulla, kohdassa Omat hakemukseni. Vastaanotettu-tilassa olevat hakemukset olet lähettänyt meille käsiteltäväksi. Näiden sisällön voit tulostaa avaamalla hakemus ja klikkaamalla painiketta Tulosta. Painike avaa tulostusikkunan, josta voit tietokoneesi asetuksista riippuen valita hakemuksen tulostamisen tulostimelle tai pdf-tiedostoksi.

Käyttäjätilin luominen ja hallinta

Asiointipalvelu hyödyntää käyttäjätilien hallinnassa palvelua Sitra External ID.

Rahoitushakemuksen tekeminen ja lähettäminen asiointipalvelun kautta edellyttää hakijaorganisaation yhteyshenkilöltä käyttäjätilin luomista Sitra External ID -palveluun. Kun olet kirjautunut palveluun, voit tarkastella hakemusluonnoksiasi sekä jo käsittelyyn lähettämiäsi hakemuksia. Palvelussa tehdyt hakemukset ovat käyttäjätilikohtaisia.

Tilin luominen

  1. Valitse Kirjaudu sisään.
  2. Mikäli sinulla ei ole tiliä tähän asiointipalveluun, valitse Eikö sinulla ole tiliä? Luo sellainen.
  3. Määritä käyttäjätilin hallinnassa käyttämäsi sähköpostiosoite sekä etu- ja sukunimi. Käytä käyttäjätilisi sähköpostiosoitteena edustamasi organisaation tarjoamaa sähköpostiosoitetta. Varmista, että sinulla on pääsy sähköpostitiliin.
  4. Palvelu lähettää sinulle tilin vahvistuskoodin antamaasi sähköpostiosoitteeseen. Viestin lähettäjä on Sitra External ID. Jos viestiä ei meinaa kuulua, tarkista roskapostikansiosi. Toimi ohjeiden mukaan. Salasanan määrittelyä ei tarvita, sillä palveluun kirjaudutaan joka kerta kertakirjautumiskoodilla, jonka saat sähköpostiisi.

Kirjautuminen

  1. Valitse Kirjaudu sisään.
  2. Anna palveluun määrittämäsi käyttäjätunnus (sähköpostiosoite).
  3. Palvelu lähettää sähköpostiosoitteeseesi kertakirjautumiskoodin (Tilin vahvistuskoodi). Viestin lähettäjä on Sitra External ID. Jos viestiä ei meinaa kuulua, tarkistathan roskapostikansiosi.
  4. Anna saamasi vahvistuskoodi Anna koodi -riville. Kirjaudut sisään.

Käyttäjätunnuksen unohtaminen

Käyttäjätilisi käyttäjätunnus on sähköpostiosoitteesi.

Tilin poistaminen

​Voimme poistaa käyttäjätilin pyynnöstäsi. Lähetä pyyntö sähköpostitse osoitteeseen servicedesk@sitra.fi ja kerro, että pyydät käyttäjätilin poistoa Sitran External ID -tilipalvelusta.

Hakemiseen liittyvät kysymykset

Haun sisältöön liittyvissä kysymyksissä, katsothan ensin ko. haun sivut sitra.fi-sivustolta. Monet haut järjestävät myös infotilaisuuksia hakuaikana.

Jos sinulla on kysyttävää tai tarkennettavaa rahoitushakuun tai asiointipalveluun liittyen, jätä kysymys hakusivulla olevalla lomakkeella. Kysymyksiin vastaamme mahdollisimman pian haun infosivulla kerrotulla tavalla.